Cómo hacer una nota de venta (que sirva de algo)
Respuesta corta: una nota de venta lleva siete datos —tu negocio, folio, fecha, cliente, conceptos con cantidad y precio, total y condiciones de garantía— y se entrega al cobrar. No tiene validez fiscal (eso es el CFDI), pero es el comprobante que tu cliente presenta para una garantía y el registro con el que tú llevas la cuenta del día. Puedes llenarla abajo y descargarla en PDF con folio en un minuto; el resto de la guía explica qué va en cada campo y por qué.
Llena tu nota de venta aquí
Los 7 datos que debe llevar (y cuál puedes omitir)
| # | Campo | Qué poner | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| 1 | Datos del negocio | Nombre comercial, teléfono o WhatsApp; RFC si quieres verte formal (en un documento no fiscal no hace falta) | Nombre sí; RFC opcional |
| 2 | Folio | Número consecutivo, sin saltos ni repetidos; con prefijo y año si manejas varios documentos (NV-2026-001) | Sí — es tu control interno |
| 3 | Fecha | Día de la venta o de la entrega. Es la que arranca el plazo de garantía | Sí |
| 4 | Cliente | Nombre; teléfono si hay entrega o garantía; RFC, C.P. y régimen fiscal solo si va a pedir factura | Nombre sí; lo demás según el caso |
| 5 | Conceptos | Una línea por producto o servicio: cantidad, descripción concreta (marca, modelo, medida), precio unitario e importe | Sí |
| 6 | Total | Subtotal, IVA 16% desglosado si eres causante (o «IVA incluido», pero escrito) y total en pesos | Sí |
| 7 | Condiciones | Garantía (plazo y qué cubre), política de cambios y devoluciones, forma de pago | Muy recomendable |
Lo que no lleva: sello digital del SAT, UUID, código QR ni «Este documento es una representación impresa de un CFDI». Todo eso es de la factura electrónica; ponerlo en una nota de venta es engañoso y, si simula un comprobante fiscal, sancionable.
Ejemplo resuelto: taller mecánico
Servicio de frenos cobrado el 8 de septiembre de 2026 a un cliente de mostrador (sin factura), con IVA desglosado:
| Cant. | Descripción | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| 2 | Balatas delanteras cerámicas (juego) | $890.00 | $1,780.00 |
| 1 | Mano de obra: cambio de balatas y rectificado de discos | $650.00 | $650.00 |
| 1 | Líquido de frenos DOT 4, 500 ml | $185.00 | $185.00 |
| Subtotal | $2,615.00 | ||
| IVA (16%) | $418.40 | ||
| Total MXN | $3,033.40 | ||
Condiciones del ejemplo: garantía de 90 días en refacciones por defecto de fabricación, contra presentación de esta nota; no cubre desgaste por uso ni mano de obra de terceros. Pago en efectivo. Fíjate en que la descripción dice qué balatas y qué líquido: «servicio de frenos $2,600» no sirve para una garantía ni para un reclamo.
El ejemplo de arriba es de taller porque es el giro donde más se pelea una garantía, pero las partidas, las unidades y las condiciones cambian mucho de un mostrador a otro. El generador las trae prellenadas y con su propia nota de ejemplo:
- Formato de nota de venta para abarrotes y tienda
- Formato de nota de venta para taller mecánico
- Formato de nota de venta para ferretería
- Formato de nota de venta para papelería e impresión
- Formato de nota de venta para fonda o cocina económica
- Formato de nota de venta para servicios de plomería
Cuatro decisiones que la papelería no te explica
1. ¿IVA desglosado o «IVA incluido»?
Si estás inscrito en el SAT y tu actividad causa IVA, el impuesto ya está dentro del precio que cobras: lo que decides es si lo muestras. Desglosarlo (subtotal + 16% + total) le ahorra al cliente el susto cuando pida factura y te evita la discusión de «¿entonces me vas a cobrar más?». Si vendes con precio cerrado al público, escribe «IVA incluido» — lo que no se vale es cobrar el 16% extra solo a quien factura.
2. ¿Cuándo pedir el RFC?
Cuando el cliente pueda pedir factura después. Para timbrar un CFDI necesitas su RFC, código postal fiscal y régimen; pedirlos en el momento cuesta 30 segundos, perseguirlos a fin de mes cuesta la venta. Al público general que no factura, con el nombre basta.
3. La garantía va escrita
La Ley Federal de Protección al Consumidor exige que la garantía que ofreces conste por escrito, con plazo, alcance y dónde hacerla válida (LFPC, capítulo de garantías, arts. 77 y siguientes), y la nota de venta es justamente el documento que PROFECO te va a pedir en un reclamo. Una línea en condiciones —«garantía 30 días contra defectos de fabricación, con esta nota»— te protege a ti y al cliente.
4. El folio es control, no adorno
Un consecutivo sin saltos te dice cuánto vendiste hoy sin punto de venta, ubica una garantía en segundos y es lo primero que un contador pide para armar el CFDI global de tus ventas al público. El generador asigna el siguiente folio solo y lo recuerda en tu navegador.
Nota de venta, remisión y factura: cuál va en cada momento
| Momento | Documento | Lleva precios | Validez fiscal |
|---|---|---|---|
| Antes de vender | Cotización | Sí, con vigencia | No |
| Al entregar mercancía sin cobrar | Nota de remisión | Opcional | No |
| Al cobrar a público general | Nota de venta | Sí, con total | No |
| Al recibir un pago (anticipo, abono) | Recibo de pago | Solo el monto | No |
| Cuando el cliente pide factura | CFDI (SAT / PAC) | Sí | Sí |
Por qué el CFDI no compite con la nota: las ventas al público que documentas con notas se declaran igual, amparadas con un CFDI global que se emite por periodo (diario, semanal o mensual) desde el portal del SAT. La nota de venta es lo que hace posible armar ese global sin adivinar (cómo se arma, campo por campo y con la regla 2.7.1.21 citada, en la guía del CFDI global). La diferencia completa, con los tres errores más caros, está en ¿una nota de venta es lo mismo que una factura?
Errores que vemos todos los días
- Descripciones genéricas. «Refacción» o «servicio» no identifican nada cuando el cliente vuelve con un reclamo. Marca, modelo, medida, cantidad.
- Sin fecha. Sin fecha no hay plazo de garantía que contar — ni para ti ni para PROFECO.
- Folios repetidos o saltados (dos blocks abiertos a la vez, o el «número 1» que empieza cada semana). Un solo consecutivo.
- Total solo en número o solo «IVA incluido» sin decirlo. Escribe el total completo y aclara si el IVA está dentro.
- Pasarla como factura. Ponerle «factura» en el título o un sello inventado es lo único que convierte un documento inocuo en un problema fiscal.
Guía verificada el 8 de septiembre de 2026. La nota de venta es un documento comercial sin validez fiscal: la factura electrónica (CFDI) se emite únicamente a través del SAT o de un PAC autorizado.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una nota de venta?
Siete datos: nombre del negocio (y RFC si quieres), folio consecutivo, fecha, nombre del cliente, conceptos con cantidad, descripción y precio unitario, total (con IVA desglosado o «IVA incluido», pero dicho) y condiciones de garantía o cambio. No es un documento fiscal, así que no necesita sello del SAT ni código QR.
¿Cómo se llena una nota de venta paso a paso?
1) Tus datos y el folio; 2) fecha; 3) nombre del cliente; 4) una línea por producto o servicio: cantidad × precio unitario = importe; 5) suma el subtotal, agrega el IVA si eres causante y escribe el total en número; 6) la garantía o la política de cambios; 7) firma o sello. El generador de arriba hace los pasos 1, 4 y 5 solo.
¿La nota de venta tiene validez fiscal?
No. Es un comprobante comercial: prueba la compra ante ti y ante PROFECO, pero tu cliente no puede deducirla ni acreditar el IVA. El único comprobante fiscal en México es el CFDI timbrado por el SAT. Si el cliente pide factura, debes emitirla.
¿Debo pedir el RFC en la nota de venta?
Solo si el cliente puede pedir factura después: para emitir el CFDI necesitas su RFC, código postal y régimen fiscal, y es más fácil pedirlos en el momento que perseguirlos a fin de mes. En ventas a público general basta el nombre.
¿Qué folio uso y desde dónde empiezo?
El que quieras, pero consecutivo y sin saltos: es tu control de ventas y la referencia para garantías y devoluciones. Muchos negocios usan un prefijo y el año (NV-2026-001). El generador asigna y recuerda el siguiente folio automáticamente en tu navegador.
¿Nota de venta o nota de remisión?
La nota de venta documenta la operación con precios y total; la nota de remisión acompaña la entrega de mercancía y puede ir sin precios (el cliente ya tiene la cotización o la factura). Si entregas y cobras en el mismo acto, la nota de venta alcanza.
¿Tengo que declarar las ventas que documento solo con nota?
Sí. Los ingresos se declaran aunque no se facturen uno por uno: las ventas al público general se amparan con un CFDI global periódico (diario, semanal o mensual) que emite tu contador o tú desde el portal del SAT (qué es el CFDI global y cómo se arma). La nota de venta no te exime de eso, te ayuda a llevar la cuenta.