¿Qué debe llevar una cotización formal en México? Checklist de 8 elementos

Respuesta corta: una cotización formal lleva ocho elementos —quién cotiza, a quién, folio y fecha, vigencia, conceptos desglosados, totales con el IVA por separado, condiciones y cierre— y se entrega en PDF. No es una factura ni la sustituye, pero sí te obliga mientras esté vigente: por eso cada elemento tiene una razón, no solo estética. Marca lo que ya tiene la tuya:

1. Datos de quien cotiza Nombre comercial o razón social, teléfono o WhatsApp y correo. El RFC es opcional: la cotización no es un comprobante fiscal, pero identificarte completo le da al cliente a quién reclamarle lo prometido.
2. Datos del cliente Nombre o empresa y una persona de contacto. Una cotización «a quien corresponda» no compromete a nadie y se pierde en la bandeja de entrada.
3. Folio consecutivo y fecha de emisión El folio es la referencia para aceptarla, cobrar el anticipo y facturar después; la fecha marca desde cuándo corre la vigencia.
4. Vigencia de los precios «Precios válidos por 15 días naturales.» Sin plazo escrito, la oferta te obliga igual, pero durante un tiempo que fija la ley y no tú.
5. Conceptos desglosados Cantidad, unidad, descripción concreta, precio unitario e importe por renglón. El desglose define el alcance: lo que no está en un renglón, no está cotizado.
6. Subtotal, IVA desglosado y total Si causas IVA, la ley te obliga a trasladarlo en forma expresa y por separado; y el total que ve el cliente debe ser el total que va a pagar.
7. Condiciones comerciales Anticipo, forma de pago, tiempo de entrega y qué no incluye. Aquí viven casi todos los pleitos posteriores.
8. Cierre: nombre, firma y cómo aceptar Quién responde por la cotización y qué tiene que hacer el cliente para aceptarla («responda este correo con “de acuerdo”»). Una respuesta escrita basta para formar el contrato.

Generar mi cotización con los 8 elementos — gratis, PDF con folio

El generador tiene un campo por cada punto del checklist (la vigencia y el folio los pone solo). Si cotizas servicios, la versión por giro ya trae condiciones y exclusiones típicas de tu oficio.

Los 8 elementos, uno por uno: qué poner y por qué

1. Datos de quien cotiza

Nombre comercial o razón social, teléfono o WhatsApp, correo y, si tienes, dirección y sitio web. El RFC es opcional: la cotización no es un comprobante fiscal, así que no le aplican los requisitos del CFDI (que sí exige la clave del RFC y el régimen de quien lo expide: Código Fiscal de la Federación, art. 29-A, fr. I). Ponerlo da seriedad y adelanta el dato que el cliente te va a pedir si luego quiere factura. Lo importante es que el cliente sepa quién responde por lo cotizado: una cotización sin datos completos de quien la emite es una promesa sin responsable.

2. Datos del cliente

Nombre de la persona o empresa y un contacto concreto (quien decide o quien te pidió la cotización). «A quien corresponda» no compromete a nadie y se pierde en la bandeja. Si el cliente va a pedir factura, este es el momento de pedirle RFC, código postal fiscal y régimen: cuesta treinta segundos ahora y una semana de mensajes a fin de mes. En la cotización basta con el nombre; los datos fiscales los guardas para el CFDI.

3. Folio consecutivo y fecha de emisión

El folio (COT-2026-001, COT-2026-002…) es la referencia con la que el cliente acepta («aprobamos la COT-0117»), con la que emites el recibo del anticipo y con la que tu contador liga después la factura. Un consecutivo por año, sin saltos ni repetidos. La fecha de emisión no es un adorno: es el día desde el que corre la vigencia y, si hay disputa, el que fija qué precios estaban ofrecidos. El generador asigna el siguiente folio y lo recuerda en tu navegador.

4. Vigencia de los precios

La vigencia es el plazo durante el cual tu oferta te obliga. El Código Civil Federal lo dice sin rodeos: «Toda persona que propone a otra la celebración de un contrato, fijándole un plazo para aceptar, queda ligada por su oferta hasta la expiración del plazo» (art. 1804). Y no fijar plazo no te libera: la oferta hecha a una persona no presente —un correo, un WhatsApp— te liga «durante tres días, además del tiempo necesario para la ida y vuelta regular del correo público» (art. 1806); hecha en persona o por un medio que permita responder al instante, caduca si no la aceptan de inmediato (art. 1805). Entre comerciantes la regla es la misma en el fondo: los contratos mercantiles celebrados por correspondencia o medios electrónicos «quedarán perfeccionados desde que se reciba la aceptación de la propuesta» (Código de Comercio, art. 80).

En la práctica: escribe los días que aguanten tus costos y la fecha exacta en que vence. Quince días naturales es lo común; siete si dependes de insumos importados o del tipo de cambio; treinta para servicios sin materiales. Vencida la vigencia, un cliente que regresa con tu PDF ya no puede exigir esos precios: cotizas de nuevo, sin conflicto.

5. Conceptos desglosados

Un renglón por producto o servicio, con cantidad, unidad (m², hora, pieza, servicio), descripción concreta, precio unitario e importe. El desglose hace dos cosas. Primero, define el alcance: lo que no está en un renglón no está cotizado, y eso te protege cuando el cliente pide «ya que estás, también…». Segundo, justifica el precio: «trabajo de pintura: $12,000» invita al regateo; «120 m² a $85 el m², dos manos, material incluido» se discute por partes, si acaso. Si cotizas al público, además, la información sobre lo que ofreces debe ser «veraz, comprobable, clara» (Ley Federal de Protección al Consumidor, art. 32): describe lo que vas a entregar, no lo que suena bien.

Un detalle que ahorra pleitos: si el cliente responde «acepto, pero sin el resane» o «acepto a $11,000», eso no es una aceptación. La ley lo trata como una nueva propuesta que te libera de la oferta original (CCF, art. 1810). Emite una cotización nueva, con folio nuevo, y que el cliente acepte esa.

6. Subtotal, IVA desglosado y total

Si estás inscrito en el SAT y tu actividad causa IVA, la Ley del IVA no te deja elegir cómo mostrarlo: el impuesto se calcula «aplicando a los valores que señala esta Ley, la tasa del 16%» y «el contribuyente trasladará dicho impuesto, en forma expresa y por separado, a las personas que adquieran los bienes… o reciban los servicios» (LIVA, art. 1o). Subtotal, IVA 16 % y total, en tres renglones y con la moneda. Cotizar «$12,000» y cobrar «$13,920 con IVA» es la fuente número uno de conflictos, y si tu cliente es un consumidor final (quien adquiere «como destinatario final», LFPC, art. 2, fr. I) es además una infracción: el proveedor «deberá informar de forma notoria y visible el monto total a pagar», y ese monto «deberá incluir impuestos, comisiones, intereses… y cualquier otro costo» (LFPC, art. 7 Bis).

Si no facturas o tu actividad está exenta o a tasa 0 %, cotiza en precio final y escríbelo: «precio final, no causa IVA». Y si tu cliente es una empresa que te va a retener impuestos al pagarte, el formato con IVA explica cómo se ve el desglose con retenciones y por qué el «IVA incluido» te cuesta dinero.

7. Condiciones comerciales

Cuatro líneas que evitan el 90 % de los problemas posteriores:

• Anticipo (porcentaje y para qué: «50 % para agendar y comprar material»). Es lo que convierte la aceptación en compromiso real; el recibo de anticipo del generador calcula el saldo.
• Forma y plazo de pago del saldo («contra entrega», «a 15 días de la nota de venta»). Si quieres cobrar intereses por atraso, ponlos por escrito: entre comerciantes, quien demora el pago debe «desde el día siguiente al del vencimiento, el interés pactado para este caso, o en su defecto el seis por ciento anual» (Código de Comercio, art. 362); en materia civil el interés legal es del 9 % anual y el convencional puede ser mayor o menor, aunque el juez puede reducir el abusivo (Código Civil Federal, art. 2395). Sin pacto, aplica la tasa legal, que casi siempre es menor a la que tú necesitas.
• Tiempo de entrega o ejecución, en días hábiles y contados desde algo concreto («desde el anticipo», no «desde la aprobación»).
• Qué no incluye. La mitad de los conflictos de obra y servicios nacen de alcances implícitos: mobiliario, trabajos en altura, permisos, flete, instalación. Una línea de exclusiones vale más que dos de descuento.

Si vendes a consumidores, estas condiciones son también una obligación legal hacia ti mismo: el proveedor está obligado «a informar y a respetar los precios, tarifas, garantías, cantidades, calidades, medidas, intereses, cargos, términos, restricciones, plazos, fechas, modalidades… y demás condiciones» que haya ofrecido (LFPC, art. 7). Lo que escribes en la cotización es lo que PROFECO te va a pedir que cumplas. La redacción exacta de anticipos, plazos y recordatorios está en cómo cobrar a tiempo.

8. Cierre: nombre, firma y cómo aceptar

Nombre de quien cotiza (una persona, no solo la empresa), firma o al menos el cargo, y una instrucción concreta de aceptación: «para confirmar, responda este correo con “de acuerdo” y el comprobante del anticipo». Eso basta. El consentimiento es expreso cuando se manifiesta «por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología» (CCF, art. 1803, fr. I); la propuesta y la aceptación por medios electrónicos producen efectos sin necesidad de acuerdo previo (art. 1811); el contrato «se forma en el momento en que el proponente reciba la aceptación» (art. 1807); y ni el Código Civil ni el de Comercio exigen formalidades para que valga: cada uno «se obliga en la manera y términos que aparezca que quiso obligarse» (CCF, art. 1832; CCom, art. 78). El Código de Comercio reconoce además la «equivalencia funcional del Mensaje de Datos» frente al papel y de la firma electrónica frente a la autógrafa (art. 89).

Traducido: un «de acuerdo» por correo o WhatsApp a una cotización vigente forma el contrato. Conviene entonces que la cotización diga exactamente qué respuesta esperas, y que la mandes en PDF con folio: un Word editable invita a «ajustar» números, y después nadie sabe cuál versión se aceptó.

Lo que una cotización no es: ni factura ni CFDI

La duda más frecuente. En México el comprobante fiscal es el CFDI (factura electrónica), que se emite «mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria» y debe cumplir requisitos que una cotización no tiene ni necesita:

Dos consecuencias prácticas. Cotizar no te obliga a facturar: la obligación de expedir CFDI nace «por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban» (CFF, art. 29), así que mientras no vendas ni cobres no hay nada que facturar. Y una cotización aceptada tampoco sustituye a la factura: si el cliente la pide, cuando cobres emites el CFDI; si vendes a público general sin factura, documentas con nota de venta (aquí la diferencia). La factura proforma es un caso aparte: imita el formato de la factura para trámites, pero tampoco tiene validez fiscal.

Ejemplo resuelto

Servicio de pintura para oficina, cotizado el 17 de septiembre de 2026 con vigencia de 15 días naturales (vence el 2 de octubre de 2026):

Condiciones del ejemplo: anticipo del 50 % ($6,960.00) para agendar y comprar material, saldo contra entrega; ejecución en 4 días hábiles a partir del anticipo; no incluye mobiliario ni trabajos en alturas mayores a 3 m. Para confirmar, responder este correo con «de acuerdo» y el comprobante del anticipo. Fíjate en que los ocho puntos del checklist están: las partes en el encabezado, folio y fecha, vigencia con fecha exacta, dos renglones con unidad y precio unitario, IVA por separado, condiciones con exclusiones y una instrucción de aceptación.

Los 5 errores que cuestan ventas

1. Cotizar sin IVA y cobrarlo después. El total de la cotización debe ser el total a pagar (punto 6). Sorprender con el 16 % al final rompe la confianza y, frente a un consumidor, es infracción.
2. Sin vigencia. Un cliente que regresa a los cuatro meses con tu PDF puede exigir precios viejos, y sin plazo escrito la ley fija uno por ti (punto 4).
3. Descripciones vagas. «Trabajo de pintura: $12,000» invita al regateo y al malentendido. El desglose por concepto justifica el precio y delimita el alcance (punto 5).
4. No decir qué no incluye. La mitad de los conflictos de obra y servicios nacen de alcances implícitos. Una línea de exclusiones vale oro (punto 7).
5. Mandarla editable o sin folio. Un Word editable invita a «ajustar» números; un PDF con folio es tu registro y tu evidencia de qué versión se aceptó (punto 3). El generador resuelve ambos.

¿Y si me la aceptan?

El flujo natural: cotización aceptada → si hay pago, recibo de pago por el anticipo → nota de venta al entregar (cómo llenarla), o factura CFDI si el cliente la pide (aquí la diferencia). Todos los documentos del generador comparten tus datos y el historial de folios.

¿Te aceptan la cotización pero luego tardan en pagarte? Las condiciones del punto 7 son tu mejor defensa: en la guía de cómo cobrar a tiempo están la redacción exacta, cuánto anticipo pedir y las plantillas de recordatorio.

Guía publicada el 29 de agosto de 2026 y actualizada el 17 de septiembre de 2026 contra los textos vigentes de la Cámara de Diputados (LeyesBiblio): Código Civil Federal (arts. 1803 a 1807, 1810, 1811, 1832, 2249 y 2395; última reforma DOF 14-11-2025), Código de Comercio (arts. 78, 80, 89 y 362; última reforma DOF 14-11-2025), Ley Federal de Protección al Consumidor (arts. 2, 7, 7 Bis y 32; última reforma DOF 12-12-2025), Código Fiscal de la Federación (arts. 29 y 29-A; última reforma DOF 09-04-2026) y Ley del IVA (art. 1o; última reforma DOF 12-11-2021). Los códigos civiles de cada estado tienen reglas equivalentes sobre la oferta que no se citan aquí. Contenido informativo: no constituye asesoría legal ni fiscal. La cotización es un documento comercial sin validez fiscal: la factura electrónica (CFDI) se emite únicamente a través del SAT o de un PAC autorizado.